Archiviazione documentale

La necessità di una soluzione per la gestione documentale nasce dall'esigenza di archiviare, organizzare e reperire documenti con l'ausilio degli strumenti informatici, in modo del tutto analogo a quanto viene fatto in ogni ufficio con gli originali cartacei, ma senza dover cedere all’archivio numerosi spazi lavorativi. 

Uno degli aspetti che normalmente interessa maggiormente sono le situazioni che costituiscono i presupporti per un danno potenziale. Ecco che, allora, mantenere archivi consistenti all'interno degli uffici presuppone una serie di precauzioni per evitare – per esempio - possibile incendi. 

Il costo degli armadi ignifughi è particolarmente elevato e sicuramente superfluo nel momento in cui i documenti potrebbero essere archiviati in contenitori standard posti, ad esempio, in economici capannoni fuori città. 

Non è, comunque necessario prospettare scenari di archivi in fiamme per evidenziare i vantaggi che lo spostamento degli archivi cartacei comporterebbe per la salute. È sufficiente anche considerare che, a livello igienico, gli archivi sono un ricettacolo di polvere, batteri e muffe. 

Per la salute del personale, anche di quello non sofferente di allergie, lo spostamento dell'archivio in locali di uso non frequente (sarebbero già più che sufficienti a tale scopo cantine o soffitte) rappresenterebbe un sensibile miglioramento delle condizioni generali di lavoro. 

Parlando invece di spese, molteplici sono le voci che rappresentano costi evitabili con una gestione elettronica dei documenti. La necessità di fare più copie per la distribuzione a più persone del medesimo documento obbliga, spesso, a sprecare carta, tempo, elettricità, materiali di consumo e quant'altro viene utilizzato per realizzare e distribuire le fotocopie. Una semplice gestione elettronica dei documenti, magari integrata ad un sistema di posta elettronica interna, permetterebbe di azzerare queste voci di costo. 

Un concetto che crea spesso motivi di fraintendimento: la carta non deve essere fisicamente eliminata, ma semplicemente spostata in collocazioni che siano economicamente o logisticamente più vantaggiose. Se non c'è la necessità di utilizzare i documenti originali (salvo eventuali obblighi di produrli a fronte di verifiche fiscali o di dibattimenti giudiziari), una loro collocazione in sedi "alternative" potrebbe consentire risparmi economici anche rilevanti. Si pensi, ad esempio, ai vantaggi che comporterebbe spostare l'archivio cartaceo all'esterno degli uffici (verso capannoni, sedi distaccate, locali adibiti a magazzino o cantine). Lo spazio risparmiato potrebbe essere utilizzato in modo tale da migliorare la qualità della vita e, conseguentemente, la qualità dell’ambiente di lavoro.

Il problema è, ovviamente, tanto più sentito quanto più grande è l'archivio.